Pensé que había encontrado una manera de entrar.?Solo servicios de terceros?El 90% de losTodos han pasado por alto un detalle crucial: es muy probable que la agencia con la que estás colaborando también esté comercializando productos similares por cuenta propia,lo que conlleva 5 grandes riesgos de los que pocos advierten.

La lógica subyacente y el mapa de riesgos de las empresas de agencias que operan por cuenta propia.

La esencia del negocio autónomo de las agencias de representación es utilizar los recursos de la cadena de suministro que tienen a su disposición (como el despacho de aduanas,la logística y la información del cliente) para pasar de ser ?proveedores de servicios? a ?participantes en el comercio?.Este modelo,al reducir los costos operativos propios,sin embargo,plantea tres riesgos potenciales para las empresas asociadas: el cumplimiento normativo,los conflictos de intereses y la seguridad de la información.

• Riesgodeconflictodeintereses:Lasagenciasdeviajespuedenpriorizarlapromocióndesuspropiosproductosoutilizarlosdatosdecompradelosclientesparaoptimizarsupropiacadenadesuministro,loquegeneracompetenciadirectaentreellas.
• Elriesgodeconfusiónsobreelcumplimientonormativo.:Losserviciosdeagenciasegravansegúnlatarifadeservicio(IVAdel6%),mientrasquelosserviciospropiossegravansegúnlaventademercancías(IVAdel13%).Sinosellevaunacontabilidadindependiente,ambaspartesestaránsujetasainspeccionesfiscales.
• Riesgodefiltracióndeinformación:Lalistadeproveedoresdelcliente,elrangodepreciosdelmercadoobjetivoylosparámetrosbásicosdelproductopodríanllegaraloscompetidoresatravésdeldepartamentoautónomodelaempresaderepresentación.

5 pasos para el cumplimiento normativo: desde la identificación de riesgos hasta el aislamiento de negocios.

Para evitar por completo los riesgos que conlleva la operación autónoma de las agencias,es necesario establecer un sistema de control de todo el proceso que incluya la ?verificación de las calificaciones - obligaciones contractuales - aislamiento de la información - auditoría fiscal - monitoreo dinámico?.A continuación,se presentan 5 pasos que se pueden implementar directamente:

Paso 1: Verificar las calificaciones y el alcance de negocios de la empresa de agentes

• Serequierequelaagenciaproporcionelaúltimaversióndesulicenciadenegocios(consellooficial),ysedebeprestarespecialatenciónasiel?ámbitodenegocios?incluyelaventadeproductossimilaresalosdesuempresa.
• AtravésdelSistemadePublicacióndeInformaciónCrediticiadelasEmpresasNacionales(Verificarlainformacióndelalicenciay,almismotiempo,comprobarsicuentaconlasdoscualificacionesde?agentedeimportaciónyexportación?y?importaciónyexportacióndemercancías?;
• Comparelalistadeproductospropiosdelaempresadeagentesconlascategoríasdecompra/ventadesuempresa.Sielgradodecoincidenciaessuperioral30%,esnecesarioactivarunaalertaderiesgo.

Paso 2: Firmar un acuerdo con cláusulas de separación de negocios.

• Agregaruna"cláusuladeseparacióndenegocios"alacuerdodeagencia:establecerclaramentequelaempresadeagencianopuedecomercializarproductossimilaresalosdesuempresa(quepuedenestarlimitadosporlosprimeroscuatrodígitosdelcódigoHS)oquedebenotificarloporescritocontresmesesdeantelaciónycomprometerseasepararelequipooperativo.
• Agregaruna?cláusuladeindemnizaciónporincumplimiento?:silaempresadeagentesincumpleelacuerdodeaislamiento,deberápagarunaindemnizaciónporincumplimientodel200%delatarifaanualdeagenciayasumirtodoslosda?osqueelclientehayasufridocomoresultadodeello.
• Serequierequelaagenciaderepresentaciónestampeel?selloparaaislamientodenegocios?yqueelrepresentantelegallofirmeparaconfirmarlo.

Paso 3: Establecer un cortafuegos de información.

• Encriptarlainformacióncomercialbásica(comolosformulariosdecontactodelosproveedores,lasestrategiasdepreciosparaelmercadoobjetivoylosparámetrostécnicosdelproducto),yproporcionarsololainformacióndespersonalizadanecesariaalasagencias(porejemplo,ladescripcióndelproductoparaladeclaraciónaduaneradebeeliminarlamarca,losprocesosexclusivos,etc.);
• Enloscorreoselectrónicosylaintegracióndesistemas,sedebeindicarclaramenteel?canaldedicadoparaserviciosdeagencia?,yseprohíbequelosempleadosdelosdepartamentospropiosdelasempresasdeagenciaaccedanalainformacióndeestecanal.
• Cadatrimestre,sedebecambiarlapersonadecontactodelaempresaderepresentaciónparaevitarqueunsoloempleadotengaaccesoademasiadainformacióndelosclientes.

Paso 4: Auditoría de cumplimiento fiscal.

• Serequierequelaempresadeagentesproporcionedostiposdeestadosfinancierosmensuales:Tabladetalladadelosingresosporcomisionesdeserviciosdeagencia.(Debecorresponderaclientesyserviciosespecíficos),Tabladetalladadelosingresospornegociosautónomos.(Debecorresponderaproductosycanalesdeventa);
• Verifiqueeltipodefacturaquehaemitido:paralosserviciosdeagencia,debeemitirunafacturaconladenominación?*Serviciosdeagenciadecorretaje*Comisióndeserviciosdeagenciadeimportaciónyexportación?(tarifaimpositivadel6%),yparalosnegociosporcuentapropia,debeemitirunafacturaconladenominación?*Nombredelamercancíaodelservicioimponible*?(tarifaimpositivadel13%).Sisedetectaunamezcladefacturas,sedebecorregirdeinmediato.
• Cadaa?o,secontrataaunaempresadeauditoríaexternaparaquerealiceunaauditoríaespecializadadelaseparacióndenegociosylacontabilidadfiscaldelaempresadeagentes,yemitauninformedecumplimientonormativo.

Paso 5: Monitoreo dinámico de riesgos.

• Sesolicitaalasagenciasderepresentaciónquepresentenun?InformedeCambiosenlosNegociosPropios?cadatrimestre,enelquesedestaquenlosproductospropiosnuevosoeliminados,laszonasdeventayloscambiosenlosclientesprincipales.
• Establecerun?umbraldealertaparaproductossimilares?:cuandolacoincidenciaentrelosproductospropiosdelaagenciaylosdetuempresasupereel50%,seactivaráautomáticamenteunaalternativadecadenadesuministro(porejemplo,iniciandoelprocesodecooperaciónconunasegundaagencia).
• Establecerunmecanismodemonitoreodeinformacióndelaindustria,atravésdedatosaduaneros.Verificarlosdatosdeexportaciónautónomadelaagenciadecontrataciónparavalidarlaautenticidaddesuinforme

Términos ocultos que el 90 % de las empresas ignoran: la trampa de la ?compatibilidad comercial? en los acuerdos de agencia.

En la mayoría de los acuerdos de agencia de las empresas,las agencias incluyen cláusulas ambiguas como ?compatibilidad razonable? y ?desarrollo de negocios?,por ejemplo,?la agencia puede llevar a cabo negocios similares sin afectar los negocios del cliente?.La vulnerabilidad central de este tipo de cláusulas radica en que el poder de definir lo que significa ?no afectar? está completamente en manos de la agencia,lo que dificulta que las empresas presenten pruebas para defender sus derechos.

Estrategia de respuesta: Modificar los términos para que digan: ?Durante el período de servicio y dentro de los 2 a?os posteriores a su finalización,la agencia no podrá comercializar productos similares a los del cliente (según los primeros 6 dígitos del código HS) ni tener acceso a los recursos de los proveedores exclusivos del cliente?,y exigir a la agencia que proporcione una lista de las empresas asociadas de sus accionistas y directivos,con el fin de evitar que eludan las restricciones a través de empresas relacionadas.

3 acciones urgentes que se pueden llevar a cabo hoy.

• Inmediatamente,obtengalalicenciacomercialmásrecientedelaempresadeagentescolaboradoresyverifiquesiel?ámbitodenegocios?incluyeproductossimilaresdeautogestión.Encasodequehayasuperposiciones,envíeunacartadentrodelas24horasparasolicitarmedidasdeseparacióndenegocios.
• Abraelacuerdodeagenciaexistente,marqueconnotasenrojotodoslostérminosrelacionadosconel?ámbitodenegocios?ylas?restriccionesdecompetencia?,marquelasexpresionesambiguas(como?razonable?o?apropiado?)ysoliciteaclaracionesporescritoenunplazodetresdíaslaborables.
• Enviarunacartaalaagenciasolicitandoqueproporcioneunalistadeventasdeproductospropiosdelosúltimosseismeses(clasificadosporcódigoHS,áreadeventasytipodecliente)enunplazodesietedíaslaborables.Encasodenorecibirlainformaciónenelplazoestablecido,sesuspenderálacooperaciónennuevosproyectos.