PI番號が重複した場合、顧客側(cè)で混亂が起こりますか？

あなたが忙しい輸出業(yè)者だと仮定して、同じ顧客の2つの注文に誤って同じPI番號、例えばどちらも「ABC003」と記入してしまいました。その結(jié)果、顧客が送金する際にこの問題に気づき、賢くも備考欄に「ABC003 XXX」と「ABC003 YYY」を追加して區(qū)別しました。あなたは銀行の送金明細を見てようやく気づき、最初の注文は既に出荷されているためPI番號を変更できず、急いで2番目の注文のPI番號を「ABC003-YYY」に変更しました。今、あなたは少し心配です：これが顧客側(cè)に手間をかけてしまうのではないでしょうか？

緊張しすぎないで！お客様が既に振込み時に區(qū)別をしてくださったということは、細心の注意を払っていただいていて、協(xié)力いただける意思があるということです。あとは、お客様の內(nèi)部でこの二筆の入金を認識でき、通関?荷物引き取り時にも書類番號が一致すれば、通常大きな問題は起こりません。肝心なのは、貴社側(cè)で第二の注文のすべての書類——例えば商業(yè)インボイス、通関申告書——を統(tǒng)一して「ABC003-YYY」を使用するように確認することです。そうすれば、お客様が手元に書類を受け取ったときも混亂することはありません。

商業(yè)インボイスには到底何を記入すればよいですか？ABC003ですか、それともABC003-YYYですか？

この問題は実はとても簡単です。第二の注文のPI番號が既に「ABC003-YYY」に変更されたのだから、商業(yè)インボイスの契約欄にももちろん「ABC003-YYY」と記入すべきです。なぜでしょうか？國際貿(mào)易において、書類の一致性が最も重要だからです！PIからインボイス、そして提單まで、番號が一致しなければ、稅関で指摘を受ける可能性があり、顧客も困惑するかもしれません。だから、躊躇することなく、直接「ABC003-YYY」と記入して、書類をきれいで明確なものにしましょう。

顧客に連絡(luò)しますか？返金してやり直してほしいと要求されるでしょうか？

私の提案は：積極的に顧客に連絡(luò)し、更新後のPIを送ることです。何しろ、顧客は入金時にすでに注文を區(qū)別してくれましたから、協(xié)力的だということです。新しいPIを送れば、プロフェッショナルに見えるだけでなく、將來萬一トラブルが起こったときに説明がつかない事態(tài)を避けることができます。メールを書いて、簡単に説明しましょう：「PI番號が重複していることに気づきましたので、混同を避けるため、2番目の注文をABC003-YYYに更新いたしました。新しいPIを添付いたしますのでご參照ください。」これならとてもいいですよ、丁寧で手間も省けます。

返金して再度支払うというのですか？それはあまり現(xiàn)実的ではありません。顧客は既に支払いを済ませており、注文も手続き中ですので、返金してやり直すことは雙方にとって手間がかかります。後続の書類に問題がなければ、彼らはこんな面倒なことをするはずはありません。

小さなミスでも慌てず、経験が君を支えてくれる

実は、PI番號の重複は輸出業(yè)界では珍しいことではありません。同業(yè)者の中には似たような経験があり、PI番號の後ろに「-001」「-002」を付けて區(qū)別したり、あるいは直接新しい番號を生成したりしています。顧客と銀行が一致し、貨物と書類が一致していれば、業(yè)務(wù)に影響はありません。ある人が言ったように：「外國人はもう區(qū)別しているから、きっと問題ない?！菇窕丐项櫩亭种堡筏啤竿瑜瘏Г幛啤工欷郡韦?、小さな教訓(xùn)になりますね！

結(jié)語：細部が成否を決めるので、次回はもっと気をつけてください。

PI番號の重複は小さなミスでしたが、我々に警告しています：輸出業(yè)務(wù)において、書類の一つ一つの數(shù)字にも注意を払わなければなりません。PIから商業(yè)インボイス、それから通関手続きまで、慎重にやれば間違いありません。今回は顧客の協(xié)力がありましたが、次回は運に頼ることはできません。PIを作成する際に番號をもう一度確認し、小さな不注意が大きな支障を引き起こさないようにしましょう！